Bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht seit dem 01.01.2020 die Belegausgabepflicht an den Kunden bzw. Käufer.
Die Belegausgabepflicht gilt für alle Nutzer einer Registrierkasse unabhängig davon, ob bereits eine zertifizierte TSE vorhanden ist.
Der Beleg ist dem Kunden elektronisch oder in Papierform bereitzustellen. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs durch den Kunden besteht allerdings nicht.
Ein nicht ausgegebener Beleg nicht nicht direkt sanktioniert, allerdings wird das Finanzamt wohl eine fehlende Belegausgabe als erstes Indiz für eine nicht ordnungsmäße Kassenführung deuten können, so dass das Risiko umfangreicher Prüfungen und Hinzuschätzungen steigt.
Als Unternehmer müssen Sie dafür Sorge tragen, dass der Kunde einen analogen oder digitalen Beleg mitnehmen kann. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden. Es ist bei digitalen Belegen darauf zu achten, dass der Beleg für den jeweiligen Kunden lesbar ist.
Für Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse gilt die Belegausgabepflicht nicht.
Ein Beleg muss mindestens enthalten (§ 6 KassenSichV):
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistungen in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.