Seit dem 01.01.2018 können Kassenaufzeichnungen unangekündigt in Form einer sogenannten Kassennachschau durch das Finanzamt geprüft werden. Eine Kassennachschau erstreckt sich auf alle Arten von Kassen: Neben computergestützten Kassensystemen können auch Registrierkassen und offene Ladenkassen überprüft werden. Gegenstand der Prüfung können außerdem auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Geldspielgeräte sein.
Eine Kassennachschau kann unangekündigt und soll während der Geschäftszeiten erfolgen. Der Betriebseigner oder Geschäftsführer muss nicht persönlich anwesend sein.
Laut BMF kann sie jedoch auch außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen, wenn dann im Unternehmen noch oder bereits gearbeitet wird. In jedem Fall sollten Sie sicherstellen, dass immer Mitarbeiter anwesend sind, die über die Kassennachschau sowie die grundlegenden Rechte und Pflichten Bescheid wissen.
Dem Prüfer sind bei einer Kassennachschau alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen sowie alle zweckdienlichen Auskünfte zu erteilen. Hierzu gehört insbesondere auch die Vorlage der Bedienungsanleitung des Kassensystems.
Zum Verhalten bei einer Kassennachschau empfehlen wir:
· Lassen Sie sich in jedem Fall den Dienstausweis des Beamten zeigen, wenn er die Kassen prüfen will oder Zugang zu nicht-öffentlichen Bereichen verlangt. Lediglich den Geschäftsgang beobachten darf der Prüfer, auch ohne sich auszuweisen.
· Stellen Sie sicher, dass der Beamte auch tatsächlich mit der Prüfung des Kassensystems betraut ist. Hierzu sollte er ein entsprechendes Schriftstück oder einen Verwaltungsakt vorlegen können. Auch eine telefonische Rückfrage im Finanzamt sollte erfolgen.
· Seien Sie kooperativ, aber verbieten Sie das Herumstöbern des Beamten in Schränken und Schubladen. Die Kassennachschau ist keine Steuerfahndungsmaßnahme und Sie sind kein Verdächtiger.
· Außer den für die Kassennachschau zuständigen Mitarbeitern führen keine weiteren Angestellten Gespräche über betriebliche Themen mit dem Prüfer. Am besten gehen die nicht beteiligten Angestellten dem Prüfer aus dem Weg.
· Es muss vom Finanzamt kein Prüfungsbericht über den Verlauf der Kassenprüfung erstellt werden. Hat die Kassennachschau für Sie steuererhöhende Konsequenzen, haben Sie allerdings das Recht, hierzu gehört zu werden.
· Listen Sie die Auskunftspersonen und die Handlungsvorgaben bei einer möglichen Kassennachschau in der Verfahrensdokumentation auf.